Digitaliser eller dø? Så enkelt kan det nok ikke stilles op. Alligevel tyder meget på, at digitale håndværks- og servicevirksomheder klarer sig bedre i konkurrencen, fordi digital ordrestyring og timeregistrering skaber øget effektivitet, lavere omkostninger og forbedret kundetilfredshed.

Af Mathias Munk Hansen, Division Director, GSGroup

2022 bød på det højeste antal af konkurser i Danmark siden 2010. Det viser nye tal fra Danmarks Statistik, der fortæller, at 2834 aktive virksomheder gik konkurs sidste år. Især brancherne Bygge & Anlæg og Handel blev hårdt ramt og stod for 45 procent af konkurserne, mens Erhvervsservice tegnede sig for 17 procent.

Kigger vi på vores kunder inden for Bygge & Anlæg og Erhvervsservice, er kun én gået konkurs i 2022. Tværtimod oplever vi vækst blandt brugerne af GSGroups ordrestyringssystemer. Det er tankevækkende. Mit bud er, at det hovedsagelig skyldes, at virksomheder, der digitaliserer bl.a. ordrestyring og timeregistrering, står stærkere i konkurrencen.

Beregninger fra Visma e-conomic har tidligere vist, at de håndværksvirksomheder, som har digitaliseret alle administrativt tunge processer og forretningsgange, omsætter for ca. 60% mere pr medarbejder, end de som ikke har digitaliseret deres ordrestyring. Det svarer til en årlig meromsætning på 640.000 kr. pr medarbejder.

Det kan skyldes, at digitaliserede servicevirksomheder er langt bedre til at omstille sig og gribe nye muligheder. Især fordi de har frigivet ressourcer og tid til at arbejde mere effektivt med ordrestyring, og det giver dem en klar konkurrencefordel.

En tung del af arbejdsprocesserne i håndværks- og servicebranchen er traditionelt manuelle. Det kan være i forbindelse med ordrestyring, timeregistrering, materialeindkøb, lagerstyring, fakturering og bogføring. Altså håndholdte processer, der er sårbare over for menneskelige fejl og som kræver mange mandetimer.

Ud over frigjort tid til manuelle processer giver digitalisering og ordrestyrings-værktøjer helt oplagte fordele og nye muligheder for håndværks- og servicebranchen:

Hurtigere fakturering og bedre cash flow. Ordrestyringssystemet kan integreres med økonomistyring og ved hjælp af ganske få tastetryk kan fakturaen sendes samme dag, som arbejdet er udført.

Bedre kundeservice. Ordrestyringssystemet kan automatisk sende SMS til kunden før et besøg. Det kan gemme informationer om arbejdet i en kundemappe, og det gør det nemt at oprette nye tilbud – også mens man er ude hos kunden.

Adgang til data om virksomheden. I ordrestyringssystemet kan virksomheden udskrive rapporter, der med udgangspunkt i data giver indblik i virksomheden og overblik over opgaver og indtjening.

Højere faglighed og færre fejl. Montører og teknikere har adgang til tjeklister, der sikrer, at arbejdet udføres korrekt.

Bedre dokumentation. Brugerdefineret ordbog, tegning på billeder, færdige tjeklister og mulighed for fotodokumentation gør registreringen nem, hurtig og korrekt.

Flådestyring. Et stigende antal servicevirksomheder vælger at kombinere ordrestyring med flådestyring. Det giver effektiv ruteplanlægning, forbrugt arbejdstid kan dokumenteres over for kunden, og virksomheden kan finde den medarbejder, der er nærmest på opgaven.

Så der er mange gevinster for de håndværks- og servicevirksomheder, der vil med på den digitale bølge, som ruller hurtigere end aldrig før.