Når en vindmølle står stille, skal det gå stærkt. ABO Energy Services servicerer vindmøller over hele Tyskland, og teknikerne skal kunne arbejde effektivt, uanset hvor de befinder sig – også når der ikke er mobildækning. Med Handyman har virksomheden samlet arbejdsordrer, planlægning, dokumentation og data fra marken i én løsning, der samtidig er tæt integreret med Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Når en mølle stopper, tæller tiden.

“Når der opstår en fejl, skal vi reagere hurtigt, finde årsagen og få anlægget tilbage i drift. Samtidig arbejder vi i stigende grad med forebyggende vedligeholdelse, så fejl og nedbrud så vidt muligt slet ikke opstår,” fortæller Heiko Kober, administrerende direktør i ABO Energy Services.

Det stiller store krav til både teknikerne i marken og organisationen bag dem. Opgaver skal planlægges, information skal være tilgængelig, arbejdet skal dokumenteres, og data skal kunne bevæge sig hurtigt mellem teknikere, administration og ERP-system.

I dag er Handyman omdrejningspunktet for den del af arbejdet.

Teknikeren kommer først

Da ABO Energy Services skulle vælge en ny Field Service Management-løsning, tog virksomheden udgangspunkt i dem, der skal bruge den hver dag: serviceteknikerne.

“Det hele begynder hos vores serviceteknikere. Hvis de ikke kan udføre deres arbejde effektivt, påvirker det hele organisationen. Derfor ville vi have et værktøj, der gør deres daglige arbejde så enkelt som muligt,” siger Heiko Kober.

Med Handyman Mobile har teknikerne deres arbejdsordrer og de nødvendige oplysninger med sig ude ved vindmøllen. De kan se dokumenter og arbejdsinstruktioner, udfylde checklister og servicerapporter, registrere tid og materialer og se lagerbeholdningen i servicebilen.

Arbejdet dokumenteres direkte på opgaven, så informationerne ikke efterfølgende skal samles fra papir, mails eller forskellige systemer.

Og det gælder også, når teknikeren arbejder et sted uden forbindelse.

Vindmøller har ikke altid god mobildækning

Vindmøller står af gode grunde ikke nødvendigvis dér, hvor mobilnettet er bedst. For ABO Energy Services var det derfor afgørende, at teknikerne kunne arbejde videre uden internetforbindelse.

“På mange lokationer har vi dårlig eller slet ingen mobildækning. Vores teknikere arbejder derfor offline og synkroniserer data, når de igen har en stabil forbindelse. Det fungerer rigtig godt for os,” fortæller Antje Pleissner, Head of Digitization and Continuous Improvement.

Også noget så grundlæggende som at finde frem til den rigtige vindmølle er blevet enklere.

Alle vindmøllernes GPS-koordinater ligger i Handyman, så teknikeren kan navigere direkte til anlægget. Det er vigtigt, fordi mange møller ikke har en adresse, man bare kan indtaste i en almindelig navigation.

“Tidligere blev koordinaterne delt på forskellige måder – eksempelvis via mail eller andre systemer. Nu har vi det hele samlet ét sted i Handyman. Det sætter teknikerne stor pris på,” siger Antje Pleissner.

Fra papir og enkeltstående systemer til én platform

Sådan har det ikke altid været.

Før Handyman var serviceprocesserne fordelt på papirbaserede arbejdsgange og flere ældre systemer, der ikke var integreret med hinanden.

“Vi havde et systemlandskab, der ikke fungerede godt nok. Nogle områder var stadig afhængige af manuelle processer, som både var ineffektive og gav risiko for fejl. Andre arbejdede i enkeltstående systemer, som ikke dækkede alle vores behov,” fortæller Heiko Kober.

ABO Energy Services ønskede derfor en fælles platform, der kunne skabe sammenhæng mellem serviceteknikerne i marken, medarbejderne på kontoret og virksomhedens øvrige IT-systemer.

Samtidig stod virksomheden midt i en større forandring.

Tre nye systemer på under et halvt år

Handyman blev ikke indført alene. ABO Energy Services implementerede samtidig Microsoft Dynamics 365 Business Central som nyt ERP-system og nye løsninger til tidsregistrering.

Og det hele skulle ske hurtigt.

Sammenlægningen af to tidligere virksomheder betød, at de nye løsninger skulle være i drift mindre end et halvt år efter, at de var blevet valgt.

Det var en af grundene til, at ABO Energy Services valgte en gennemprøvet standardløsning frem for at udvikle et specialsystem fra bunden.

“Takket være standardløsningen og det tætte samarbejde med GSGroup lykkedes det os at få Handyman, Business Central og integrationen til vores tidsregistrering i drift inden for den korte tidsramme – trods de udfordringer og kompromiser, der naturligt følger med så omfattende et projekt,” siger Heiko Kober.

Handyman og Business Central arbejder sammen

Integrationen med Microsoft Dynamics 365 Business Central var et vigtigt krav til den nye løsning.

Handyman håndterer teknikernes arbejde i marken, mens relevante data automatisk udveksles med Business Central. Det gælder blandt andet arbejdsordrer, materialeforbrug, lagerbevægelser og servicehistorik.

Opgaver kan meldes automatisk tilbage, når de er afsluttet, og integrationen til tidsregistreringen betyder samtidig, at teknikeren ikke skal registrere arbejdstiden flere steder.

“Vi ville have en løsning, der for brugerne opleves som ét samlet system – også selv om flere forskellige applikationer arbejder sammen i baggrunden,” forklarer Heiko Kober.

Det reducerer dobbeltarbejde og manuelle indtastninger og giver samtidig ABO Energy Services et bedre og mere ensartet datagrundlag.

Standard frem for specialudvikling

Selv om ABO Energy Services har komplekse serviceprocesser, var ønsket ikke at bygge en specialløsning.

Tværtimod.

“Vi vidste, at specialtilpasninger på længere sigt kan gøre processerne mindre fleksible. Derfor ønskede vi en standardplatform, der løbende bliver videreudviklet og samtidig kan imødekomme behovene hos mange forskellige virksomheder,” siger Heiko Kober.

I samarbejde med GSGroup er Handyman blevet udviklet til at understøtte de særlige krav, der følger med service af vindmøller. Det gælder blandt andet forskellige typer arbejdsordrer, registrering af ydelser, opfølgning på ordrestatus, kort- og langsigtet planlægning samt servicerapporter og dokumentation.

Samarbejdet fortsætter, efterhånden som nye behov opstår.

“Sammen med GSGroup har vi skabt et fundament, der kan være med til at gøre Handyman til en af de førende Field Service-løsninger inden for vedvarende energi,” siger Heiko Kober.

Bedre data giver bedre beslutninger

Når arbejdet bliver registreret ensartet, bliver data samtidig langt mere værdifulde.

Tidligere havde ABO Energy Services ikke det nødvendige datagrundlag til systematisk at måle og analysere alle dele af serviceprocessen. Med Handyman er der skabt langt større gennemsigtighed.

“Med Handyman har vi fået den transparens og sporbarhed, vi har brug for. Det betyder, at vi bedre kan analysere vores processer og løbende optimere dem på baggrund af data,” siger Heiko Kober.

Det gør digitaliseringen til mere end en effektivisering af den enkelte arbejdsordre. Data fra det daglige arbejde kan bruges til at forbedre hele serviceforretningen.

“Teknikerne ville miste deres vigtigste arbejdsredskab”

For ABO Energy Services har Handyman efterhånden fået en central rolle i den daglige drift.

Det bliver måske tydeligst, når Antje Pleissner bliver spurgt, hvad der ville ske, hvis virksomheden pludselig ikke havde Handyman:

“Teknikerne ville miste deres vigtigste arbejdsredskab. Handyman er i dag den platform, hvor de modtager deres opgaver, finder de nødvendige oplysninger og dokumenterer deres arbejde.”

Heiko Kober supplerer:

“Vi ville være nødt til at finde midlertidige løsninger, som ville gøre mange ting mere besværlige – og det ville også påvirke medarbejdernes tilfredshed.”

For ABO Energy Services handler digitalisering derfor ikke kun om systemer, integrationer og data.

Det handler i sidste ende om de mennesker, der skal bruge løsningerne hver dag – og om at give dem de bedst mulige forudsætninger for at holde vindmøllerne i drift.

Om ABO Energy Services

ABO Energy Services GmbH er en tysk servicevirksomhed med speciale i vedligeholdelse, service og fejlretning på vindmøller og batterilagringssystemer fra forskellige producenter. Virksomheden er en del af den internationale ABO Energy-koncern, tidligere ABO Wind.