Dental 2000 skaber overblik over serviceforretningen med Handyman og Uniconta
Historik, planlægning og hurtigere fakturering giver servicevirksomheden Dental 2000 en mere effektiv hverdag – og tandlægeklinikkerne hurtigere hjælp.
Når en tandlæge ringer, fordi en kompressor eller en sugemotor er gået ned, er der ikke tid til lange planlægningsmøder. En klinik kan miste mange penge, hvis udstyret står stille. Derfor handler hverdagen hos Dental 2000 om at reagere hurtigt, planlægge smart og sikre, at teknikerne altid har den nødvendige viden med ud til klinikken.
For at understøtte den arbejdsform bruger virksomheden Handyman, integreret med ERP-systemet Uniconta. Kombinationen giver ét samlet flow – fra planlægning og dokumentation til fakturering. Det har gjort det nemmere at skabe overblik over en travl serviceforretning.
Fakta
Om Dental 2000
- Servicerer tandlægeklinikker i store dele af Jylland
- Sælger og vedligeholder dental-udstyr
- Arbejder med både planlagt service og akutte nedbrud
Løsningen
- Handyman Field Service Management
- Integration til Uniconta
- Digital planlægning
- Historik på alt udstyr
- Materialeregistrering
- Fotodokumentation
- Hurtig fakturering
Når klinikken står stille, tæller minutterne
Dental 2000 arbejder med udstyr, som tandlæger er afhængige af. Det gælder blandt andet behandlingsunits, autoklaver, kompressorer og sugemotorer – udstyr som i mange tilfælde er afgørende for, om klinikken kan holde åbent.
“Hvis en central maskine går ned, kan hele klinikken være ude af drift. Derfor skal vi kunne reagere hurtigt,” fortæller Tommy Bøjstrup, indehaver af Dental 2000.
Virksomheden kombinerer derfor planlagte servicebesøg med akutte opgaver, og netop den kombination stiller store krav til planlægningen.
“Vi har selvfølgelig mange planlagte serviceopgaver, men vi lever også af at kunne rykke hurtigt ud, når noget går i stykker,” fortæller Tommy Bøjstrup.
Teknikerne planlægger selv – med fuldt overblik
Hos Dental 2000 er planlægning ikke kun noget, der foregår på kontoret. Teknikerne disponerer selv en stor del af deres akutte opgaver, mens kontoret planlægger servicebesøg, vedligeholdelse og øvrige opgaver fra Handyman Office.
Den kombination fungerer godt.
“Det er meget nemmere for os at gennemskue vores kalendersystem og få fyldt kalenderne bedre ud,” siger Tommy Bøjstrup.
Handyman gør det samtidig lettere at genbruge serviceplaner på tværs af mange ens installationer. Virksomheden servicerer nemlig ofte samme type udstyr hos mange forskellige kunder.
“Nu kan vi lave én grundplan med materialer, timer og beskrivelser og knytte den til alt det relevante udstyr. Hvis producenten ændrer noget, skal jeg kun rette ét sted. Det kommer på sigt til at spare os en masse tid,” mener Tommy Bøjstrup.
Historikken gør forskellen
Hvis Tommy Bøjstrup kun måtte fremhæve én funktion i Handyman, er han ikke i tvivl: Historikken.
Alt udstyr registreres som enheder i systemet, og alle servicebesøg bliver knyttet til den enkelte installation. Det betyder, at enhver tekniker hurtigt kan se, hvad der tidligere er lavet.
“Historikken har været en stor hjælp. Den gør både fejlsøgning hurtigere og dialogen med kunderne lettere. Vi er flere teknikere hos de samme kunder. Nu kan vi med det samme se, hvad den sidste tekniker har lavet.”
Samtidig gør historikken det nemmere at finde tilbagevendende fejl.
“Nogle fejl kommer igen efter nogle måneder. Så kan vi gå ind og se præcis, hvad der tidligere er blevet gjort. Det gør det meget lettere at finde årsagen.”
Resultater
- Bedre overblik over planlægningen
- Samlet historik på alt udstyr
- Hurtigere fejlsøgning
- Mindre lagerbinding
- Hurtigere fakturering
- Bedre dokumentation
Dokumentation bliver en naturlig del af arbejdet
Teknikerne hos Dental 2000 registrerer allerede timer, materialer og arbejdsbeskrivelser. Fotodokumentation er også blevet en fast del af hverdagen.
“Det bruger vi rigtig meget. Det fjerner tvivlsspørgsmål, fordi vi kan dokumentere præcis, hvordan tingene så ud.”
Næste skridt bliver digitale servicerapporter og tjeklister. I dag bliver de stadig udfyldt på papir. Det skal snart ændres.
“Så kan rapporterne ligge sammen med historikken, og kunden kan få dem med det samme.”
For Tommy Bøjstrup handler det ikke kun om at spare papir. Det handler om at samle al dokumentation ét sted.
“Vi får både dokumentationen samlet, og kunden får den elektronisk med det samme. Det bliver meget nemmere.”
Overblik giver mindre lagerbinding
En af de gevinster, der har overrasket Tommy Bøjstrup mest, handler ikke om teknikernes arbejde. Den handler om lageret. Når alle kommende serviceopgaver ligger planlagt i Handyman, bliver det langt lettere at købe reservedele ind.
“Nu kan jeg se, hvilke serviceopgaver vi har den kommende måned, og bestille varerne derefter.”
Resultatet er færre varer på hylderne.
“På mange områder er min lagerbinding blevet reduceret. Jeg ved meget bedre, hvad vi skal bruge, og hvornår vi skal bruge det.”
Faktureringen følger med
Når teknikeren afslutter opgaven i Handyman, sendes grundlaget videre til Uniconta, hvor faktureringen kan gennemføres med det samme. Tidligere kunne faktureringen vente, indtil der var tid på kontoret. Nu er registreringerne allerede på plads.
“Vi får sendt fakturaerne afsted med det samme. Cashflowet bliver væsentligt bedre.”
Ét skridt ad gangen
Selvom Dental 2000 allerede har høstet flere gevinster, ser Tommy Bøjstrup stadig et stort potentiale. Virksomheden har valgt at implementere Handyman gradvist. Først skulle planlægning, materialeregistrering og arbejdsbeskrivelser fungere.
Nu står digitale servicerapporter og tjeklister for tur.
“Vi bygger det op step by step. Så bliver vi gode til én ting ad gangen.”
Han ser især frem til, at al dokumentation bliver samlet digitalt. Men konklusionen er allerede klar.
“Der er mange små områder, hvor vi sparer både tid og penge.”
Hvad kan vi gøre for jeres serviceforretning?
Få et gratis og uforpligtende servicecheck med en af vores Field Service-eksperter. Vi tager udgangspunkt i jeres nuværende løsning og ser sammen på, hvor I kan optimere arbejdsgange, planlægning og serviceprocesser – og om Handyman kan være den rette løsning for jer.