Med 11 lokationer, 67 teknikere i marken og komplekse installationsprojekter havde HÖRMANN Warnsysteme brug for mere ensartede processer og bedre datakvalitet. Ved at kombinere Handyman med Microsoft Business Central har virksomheden skabt et digitalt flow fra montøren i marken til projektstyring, lager og controlling.

HÖRMANN Warnsysteme udvikler, installerer og vedligeholder sirene- og varslingssystemer i hele Tyskland. Virksomheden er en del af HÖRMANN-koncernen og driver 11 lokationer fordelt på fire regioner.

Som mange virksomheder, der er vokset gennem opkøb, stod HÖRMANN med en velkendt udfordring: Hver afdeling havde sine egne arbejdsgange og systemer.

“Hvis jeg spurgte efter en procedure, var det ikke usædvanligt, at jeg fik seks forskellige svar,” fortæller Corinna Carranza, projektleder hos HÖRMANN Warnsysteme.

Derfor besluttede virksomheden at samle organisationen omkring Microsoft Business Central og samtidig etablere en mobil løsning til montører og serviceteknikere.

Valget faldt på Handyman.

Handyman blev den mobile forlængelse af Business Central

Målet med projektet var at skabe et sammenhængende flow mellem planlægning, udførelse, lagerstyring, projektøkonomi og rapportering. Og HÖRMANN bruger i dag løsningen til installationer, vedligeholdelse, reparationer og fejlmeldinger.

Når der oprettes et nyt sirene-projekt i Business Central, overføres de projektrelevante materialer og stamdata automatisk til Handyman. Der kan oplysningerne senere suppleres med dokumentation, fotos og yderligere projektdetaljer.

Her får montøren mobil adgang til:

• Kundedata
• Lokationer
• Materialelister
• Arbejdsopgaver
• Dokumentation
• Billeder og bilag

“Montøren kan så se, hvilke materialer han skal bruge, hvad planen er, og hvor han skal køre hen,” forklarer Corinna Carranza.

Fra registrering til projektopfølgning med ét klik

Når montøren afslutter arbejdet i Handyman, registreres materialeforbrug, timer og kilometer. Oplysningerne sendes automatisk tilbage til Business Central, hvor projektlederen kan kontrollere registreringerne. Derefter kan alle forbrug og tidsregistreringer overføres direkte til projektet.

“Med ét klik bliver både materialeforbrug, lagerbevægelser og projektomkostninger overført. Den største værdi ligger ikke nødvendigvis i selve registreringen i marken. Den ligger i, hvad der sker bagefter,” siger Corinna Carranza.

Tidligere var processen langt mere manuel. Teknikerne afleverede ugentlige rapporter, som skulle tastes ind af administrative medarbejdere. Materialeforbrug blev registreret manuelt. Det betød ekstra administration og gjorde det vanskeligt at have et retvisende billede af lagerbeholdninger og projektøkonomi.

“Materialeforbruget blev ofte først registreret flere uger efter installationen. Derfor stemte lagerbeholdningerne heller aldrig helt, ” siger Corinna Carranza.

Standardisering skaber bedre data

Selvom HÖRMANN stadig er relativt tidligt i implementeringen, ser virksomheden allerede gevinster ved at samle data i ét flow. Og her kommer Business Central og Handyman for alvor til deres ret.

Før implementeringen var data spredt på tværs af lokale systemer, Excel-ark og forskellige arbejdsmetoder. Nogle afdelinger arbejdede med flere forskellige Excel-filer. Andre kombinerede Excel med ældre ERP-løsninger. Det gjorde det vanskeligt at skabe overblik på tværs af organisationen.

“Alene det at samle dataene var en mammutopgave.”

I dag registreres data langt mere ensartet. Det giver ledelsen mulighed for at analysere drift, ressourceforbrug og projekter på en måde, som tidligere var meget vanskelig.

“Den største gevinst er faktisk dataene. Jeg tror, at den lykkeligste person i virksomheden er vores controller,” siger Corinna Carranza.

Gevinsten ligger ikke kun hos teknikeren

Corinna peger på, at mange digitale projekter bliver vurderet ud fra, om teknikeren kan udføre arbejdet hurtigere. Men hos HÖRMANN er den største effekt en anden.

“Gevinsten ligger ikke kun hos serviceteknikeren. Den ligger i høj grad i helheden – i backoffice, controlling og administration.”

Teknikerne bruger stadig tid på at registrere deres arbejde. Forskellen er, at informationerne nu kan bruges direkte i resten af organisationen. Det giver bedre datakvalitet, færre manuelle arbejdsgange og et stærkere grundlag for beslutninger.

Fundamentet for næste skridt

HÖRMANN ser fortsat et stort udviklingspotentiale i løsningen. Virksomheden arbejder blandt andet med at udvide brugen af planlægningsfunktionerne og styrke samspillet mellem lagerstyring, scanning og ressourceplanlægning.