MCZ Danmark: Handyman skaber overblik og giver teknikerne frihed til at planlægge
Med Handyman har MCZ Danmark fået bedre overblik over serviceforretningen, gjort det nemt for serviceteknikerne selv at planlægge arbejdet – og ikke mindst reduceret licensomkostningerne.
Da MCZ Danmark skiftede ERP-system fra Navision til Business Central, ledte man samtidig efter et servicesystem, der var nemt at integrere og samtidig kunne effektivisere serviceforretningen uden at licensomkostningerne løb løbsk.
Løsningen blev Handyman. I dag har MCZ Danmark et serviceværktøj, der passer til virksomhedens måde at drive service på: med selvkørende teknikere, lokal planlægning og tæt kundekontakt.
Samtidig kan MCZ Danmark spare på licensomkostninger:
“Det er vigtigt for mig, at jeg ikke har for mange omkostninger hver eneste måned til IT-drift,” siger direktør Sune Søgaard. “Med Handyman køber jeg licenser til hver tekniker, så de skal ikke have en Business Central-licens ved siden af.”
Et servicesetup bygget på frihed og ansvar
MCZ Danmarks montører kører ud til primært private kunder i hver deres geografiske område. Her er det ikke kontoret, der sidder og detailplanlægger dagens rute. Teknikerne får opgaverne stillet til rådighed og planlægger derefter selv deres tid.
Det er en vigtig del af arbejdskulturen i virksomheden. Teknikerne skal ikke bare udføre service. De skal også tage ansvar for planlægning, kundedialog og i nogle tilfælde mersalg.
Kalenderen har løftet overblikket
MCZ Danmark bruger i dag primært Handyman Office. Det passer godt til en hverdag, hvor serviceteknikerne arbejder fra pc i bilen og hjemmefra. En af de største gevinster har været kalenderfunktionen. Hvor teknikerne tidligere arbejdede mere manuelt ud fra en serviceordre-liste, har de nu et visuelt planlægningsværktøj, som giver både dem selv og ledelsen et bedre overblik.
“Nu kan vi se, hvad teknikerne har planlagt i næste uge, og vi kan også se bagud, om der er noget, de mangler at få afsluttet,” fortæller Sune Søgaard.
Det gør det nemmere at følge op på, om der er ledige huller i kalenderen, og om opgaverne bliver samlet fornuftigt geografisk. Samtidig giver det ledelsen et langt bedre indblik i, hvordan servicekapaciteten bliver udnyttet.
Noter, lager og garantidata følger med
MCZ Danmark bruger også Handyman som et praktisk arbejdsredskab i samarbejdet mellem teknikere og kontor. En vigtig og meget brugt funktion er kommentarfeltet, som sender information retur til Business Central. Her kan teknikeren skrive beskeder om kundeaftaler, særlige forhold eller ting, der skal tages højde for ved faktureringen.
Samtidig har MCZ Danmark glæde af, at lagerstyringen hænger sammen mellem servicebilerne og Business Central.
“De kan se, om de har tændstaver og andre reservedele på lager i bilen,” forklarer han. “Det hele er integreret med Business Central.”
Også på garantisager spiller integrationen en rolle. Data som serienummer, købsdato og garantiperiode bliver overført, så teknikerne har de nødvendige oplysninger med ude hos kunden.
En nem implementering uden tung onboarding
Selve implementeringen af Handyman oplevede MCZ Danmark som forholdsvis enkel. Business Central-integration og opsætning kom nemt på plads, og virksomheden var hurtigt i gang med den daglige drift.
“Det gik godt,” husker Sune Søgaard. “Det var en hurtig implementering. Efter nogle få tests kunne vi konstatere, at alt fungerede som det skulle.”
Han fremhæver også samarbejdet med Handyman under opsætningen som en vigtig grund til, at forløbet blev smidigt.
“Han var virkelig skarp til at få det implementeret,” siger han om Handymans konsulent. “Og når jeg havde spørgsmål efterfølgende, har jeg altid fået et hurtigt svar.”
Handyman skal bruges endnu mere fremover
I dag bruger MCZ Danmark især Handyman til oprettelse, planlægning, registrering og afslutning af serviceopgaver. Men virksomheden ser flere muligheder i systemet fremadrettet.
Et af de næste skridt er, at teknikerne selv skal kunne oprette servicesager på eksisterende kunder direkte i Handyman. Det skal aflaste kontoret og gøre teknikerne endnu mere selvkørende. På sigt ser man også muligheder i at tage mobilfotos, sende automatiske mails til kunder og udnytte flere af de funktioner, som allerede findes i løsningen.
“Der er rigtig meget derinde, som vi ikke bruger endnu,” siger Sune Søgaard: “Men det kommer.”
Sådan bruger MCZ Danmark Handyman i praksis
I det daglige fungerer Handyman som bindeled mellem kontoret, teknikerne og Business Central. Flowet er enkelt, og det er netop en del af styrken.
Serviceordren oprettes i Business Central
Kontoret opretter sagen i Business Central. Det kan være en ny reparation, en garantisag eller en serviceopgave, som automatisk er genereret via en servicekontrakt.
Opgaven sendes direkte til Handyman
Når sagen er oprettet, bliver den hurtigt tilgængelig i Handyman.
Teknikeren planlægger selv
Teknikeren får sagen ind i sin oversigt og kan nu lægge den ind i kalenderen, kombinere den med andre opgaver i området og selv kontakte kunden. Hos MCZ Danmark er det netop en vigtig del af arbejdsformen, at teknikeren selv booker sine aftaler. Det betyder, at teknikerne ikke bare reagerer på dagens opgaver. De arbejder aktivt med at samle opgaverne smart og skabe mest mulig værdi ud af turene.
Teknikeren udfører opgaven og registrerer arbejdet
Efter besøget registrerer teknikeren arbejdet i Handyman. Hos MCZ Danmark foregår noget af arbejdsgangen stadig analogt, fordi teknikerne er vant til det og gerne vil bevare en enkel praksis i marken.
I Handyman registrerer de blandt andet:
- udført service
- materialer og reservedele
- faste takster for servicebesøget
- interne kommentarer til kontoret
- afslutning af sagen
Data sendes tilbage til fakturering i Business Central
Når sagen er afsluttet, går data tilbage til Business Central, hvor den kan importeres til fakturering.
MCZ Danmark
MCZ Danmark har siden 2000 importeret pilleovne og brændeovne fra det italienske familiefirma MCZ. Samtidig har man som den første importør oprettet sin egen landsdækkende serviceafdeling. MCZ Danmark tilbyder bl.a. opstartsbesøg på ny-monterede pilleovne, serviceaftale med udvidet garanti, årlige serviceeftersyn til faste priser samt reparationsbesøg.