Fotodokumentation – en vigtig del af montørens arbejde

Det kan betale sig at vælge et Field Servicesystem, der håndterer fotodokumentation. Det sparer tid, og det sikrer, at fotos bliver delt med de rigtige mennesker og automatisk arkiveres i de rigtige mapper, så de altid er til at finde.

Håndværkere og serviceteknikere oplever stigende krav til dokumentation – også fotodokumentation, der ikke bare bruges som kvalitetssikring. Billeddokumentation giver også bedre overblik over serviceenheder og deres historik. Med Field Service Management Software, der kan håndtere billeddokumentation, er man sikret, at fotos lagres de rigtige steder i systemet til gavn for både kunder, kolleger og myndigheder.

Servicevirksomheder dokumenterer med fotos

Ved at have muligheden for at tage og dele billeder af udført arbejde kan servicevirksomheder effektivt dokumentere hvert skridt af deres serviceproces. Det hjælper ikke kun med at dokumentere, hvordan arbejdet er blevet udført, men det giver også et klart bevis for kvaliteten af det leverede arbejde. Gennemsigtighed skaber tillid mellem virksomheden og kunden, da det giver kunden mulighed for at følge med i arbejdet og være sikker på, at det er blevet udført korrekt og tilfredsstillende.

Hos Sørby VVS oplever indehaveren Kim Rohrberg, at han har sparet tid på dokumentationsprocessen, efter at virksomheden har fået et Field Service system, der kan håndtere billeddokumentation.

”I dag skal alt, du laver, dokumenteres. Lige meget om du borer i en væg eller graver et hul,” siger Kim Rohrberg:

”Jeg laver kvalitetssikring på alle de anlæg, vi laver. Før i tiden lagde jeg selv billederne over i Word. I dag kommer billederne automatisk ind i systemet, og så er det bare at trykke på Send Rapport. Hvor jeg før brugte et kvarter på en rapport, tager det nu kun tre minutter. Det sparer tid og penge. Det er helt genialt for især små mestre, der ikke har så meget tid til at sidde på et kontor,” siger Kim Rohrberg.

Ved at have en samling af billeder på et centralt system kan servicevirksomheder også opbygge en værdifuld database af historiske data. Disse data kan være afgørende ved senere eftersyn, service eller ved løsning af gentagne problemer. Ved at kunne henvise til tidligere arbejde og sammenligne det med aktuelle situationer kan teknikere nemmere identificere mønstre og træffe mere præcise beslutninger, hvilket igen fører til mere effektive og pålidelige løsninger.

Hos Cerama, der servicerer keramik- og glasovne hos virksomheder, institutioner og private over hele landet, arbejder virksomhedens serviceteknikere arbejder dagligt i det digitale ordrestyringssystem Handyman Her er muligheden for billeddokumentation værdifuldt i arbejdet. Både for teknikerne i marken og hjemme på kontoret.

”Når serviceteknikeren har besøgt en kunde, tager han billeder af ovnen og det arbejde, han har udført. Alt gemmes i systemet. Her kan han dokumentere, hvilken stand ovnen er i. Det betyder at oplysningerne om ovnen og dens stand ligger i systemet. Og det gør det også nemt at oprette nye tilbud til kunden,” fortæller teknisk chef Michael Brinkbæk.

Alt i alt spiller et Field Service Management system med evnen til at håndtere fotodokumentation en afgørende rolle i at forbedre servicevirksomheders driftseffektivitet og kundetilfredshed. Det skaber gennemsigtighed, forbedrer kvalitetskontrol, letter effektiv kommunikation, og muliggør dokumentation af historiske data og overholdelse af forskellige standarder og regler.